Retningslinjer for kontroll med temperatur ved lagring og transport av legemidler

Legemiddelgrossister skal ha prosedyrer og utstyr for å kontrollere og sikre at legemidler blir oppbevart og transportert under forhold som samsvarer med oppbevaringsbetingelsene i markedsføringstillatelsen (angitt på pakningen).

Generelt om temperaturkontroll

Termometre og temperaturloggere som brukes til temperaturkontroll av legemiddellager eller ved transport av legemidler skal være kalibrerte. Kalibreringen skal være sporbar til en nasjonal eller internasjonal målestandard, jf. GDP-retningslinjene 3.3. Rekalibrering av termometre og loggere skal gjøres årlig med mindre grossisten kan fremlegge dokumentasjon fra leverandøren av utstyret på at kalibreringsintervallet er lengre.

Det skal være alarm koblet til temperaturmålingsutstyret i legemiddellager jf. GDP-retningslinjene punkt 3.3. Det skal være satt passende alarmgrenser og alarmen skal testes regelmessig.

For kjøle- og fryselagre og lagre der det oppbevares legemidler som ikke enkelt kan erstattes, forventer DMP at kontinuerlig temperaturovervåking er etablert. (Avlesningsintervaller bør tilpasses risiko ved stans).

I Norge er luftfuktigheten normalt lav og det er sjeldent behov for å måle luftfuktighet i legemiddellagre, men forhold ved lageret og produktene kan gjøre at det er relevant å inkludere luftfuktighet i risikovurderingen. Det er også viktig å forhindre at legemidlene utsettes for kondens i kjølelagre.

DMP forventer at temperaturavvik under lagring eller transport behandles i virksomhetens avvikshåndteringssystem.

Temperaturkartlegging – «mapping»

Hensikten med temperaturkartlegging, eller "mapping” som er en mye brukt engelsk betegnelse, er å bestemme de varmeste og kaldeste punktene i legemiddellageret og punkter der temperaturen varierer mye. Loggerne som skal overvåke lageret permanent skal plasseres i lagerets varmeste og kaldeste område.

Kartleggingen skal vare i ca. en uke og i utgangspunktet utføres både sommer og vinter. Det vil si at man skal tilstrebe å gjøre kartleggingen i uker med hhv varmt eller kaldt vær i forhold til det som er normalt i det området der virksomheten holder til. Sommer og vinterkartlegging er ikke nødvendig hvis et kjøle- eller fryselager er plassert inne i et romtemperert lokale, og derved ikke påvirkes av utendørstemperatur.

Ved temperaturkartlegging skal det brukes kalibrerte loggere som skal registrere temperatur med hensiktsmessig intervall. Det må plasseres ut et tilstrekkelig antall loggere til å «dekke» hele lageret, inkludert de høyeste og laveste stedene i lageret man planlegger å oppbevare legemidler. Det må også tas hensyn til risikofaktorer som dører, vinduer, varmekilder og kjøleaggregater. Valg av målepunkter under temperaturkartlegging skal begrunnes. Varemottak, karantenelager og utgående torg (pakke/sammenstillingsområde) skal inkluderes i kartleggingen.

Ny temperaturkartlegging (rekvalifisering av rom) skal gjøres f.eks. ved ombygging eller dersom det gjøres andre endringer som kan påvirke temperaturfordelingen i rommet. Ved endringer av aggregat, innredning eller lignende skal det gjennomføres en risikovurdering for å se på om ny temperaturkartlegging er nødvendig.

Dokumentasjon

Temperaturkontroll og kartleggingsaktiviteter skal dokumenteres. Kalibrering og rekalibrering av termometer og loggere skal også dokumenteres og grossisten må kunne legge fram kalibreringssertifikat og dokumentere hvilket referanseinstrument som er brukt ved kalibreringen. Dokumentasjon og data skal være tilgjengelige i minst 5 år jf. GDP-retningslinjene pkt. 4.2.

I forbindelse med temperaturkartlegging forventer vi at følgende dokumenter foreligger:

• En protokoll som beskriver hva man skal gjøre, en plan for testingen. Protokollen skal inneholde akseptkriterier, altså den skal beskrive hvilke temperaturkrav som må tilfredsstilles, hvor stor variasjon som tillates mellom loggerne og hvor stor variasjonen kan være gjennom døgnet.

• En rapport som beskriver hva man har gjort, resultater, diskusjon og konklusjon. Rapporten skal inneholde tegninger og bilder der den nøyaktige plasseringen av loggere går klart fram og det vises hvordan lageret var fylt. Hvis ikke rådata fra målingene er inkludert i rapporten, skal de være tilgjengelige og rapporten inneholde informasjon om hvor rådata finnes.

Protokoll og rapport skal godkjennes av person med relevant kompetanse. DMP anbefaler at FFA involveres i godkjenning av både protokoll og rapport fra temperaturkartleggingen og involveres i godkjenning av avvik og tiltak i forbindelse med temperaturovervåking under drift.

Temperaturkontroll under transport

Legemidler skal transporteres på en slik måte at de ikke utsettes for temperatur (og evt. annen påvirkning) under transport som ikke er i samsvar med temperaturgrenser angitt i markedsføringstillatelsen eller av produsenten. Under transport skal legemidler til enhver tid beskyttes mot vær og vind.

Det skal gjennomføres risikovurdering av transportruter for å vurdere hvilke tiltak som er nødvendige for å sikre korrekt temperatur under hele transporten.

Valg av emballasje baseres på forventet maksimal eller minimal temperatur i omgivelsene og antatt maksimal transporttid inkludert transit.

Hvis man bruker kjøleelementer i isolerte transportbokser skal elementene plasseres slik at de ikke kommer i direkte kontakt med produktene. Detaljert beskrivelse av pakking av slike forsendelser skal finnes i prosedyre, og personale skal ha fått opplæring i pakkingen. Prosedyre skal beskrive årstidsavhengige endringer i framgangsmåte og evt. utstyr. Det er ikke akseptabelt å velge type emballasje utelukkende basert på værmeldingen for transportperioden.

Det skal finnes prosedyrer som sikrer at:

• gjenbrukbare kjøleelementer og transportbokser kontrolleres og at skadd utstyr kasseres

• kjøleelementer og eventuelt kasser oppbevares, kjøles ned og tempereres i henhold til produsentens anbefalinger og kvalifiseringen av utstyret

• kjøle/fryseelementer som holder ulik temperatur holdes klart adskilt