Opplæringsmateriell - veiledning for innsending og distribusjon

Når materiell skal brukes til reseptfrie legemidler med veiledning så skal materiellet vurderes og aksepteres av DMP innen det tas i bruk. Det betyr at alt materiell inkludert følgebrev, layout, målgrupper og distribusjonsform skal sendes til DMP for aksept før distribusjon:

Dette skal sendes inn:

• opinion eller Kommisjonsvedtak (inkludert Annex II)

• siste versjon av Risikohåndteringsplan (RMP)

• opplæringsmateriell i word-format (bruk ”spor endringer” ved senere oppdateringer)

• PDF-versjon av materiell med forslag til bildebruk og layout om det foreligger

• dersom følgebrev skal være med utsendelsen skal også dette vurderes

• forslag til mottakergrupper

Materiellet sendes til opplaeringsmateriell@dmp.no eller educationalmaterial@noma.no

Fra 10. november 2020 skal MT-innehaver før distribusjon sende inn endelige norske versjoner av opplæringsmateriell som ikke skal brukes til reseptfrie legemidler med veiledning. DMP vurderer og aksepterer ikke materiellet før bruk. Materiellet blir arkivert internt og DMP fører stikkprøvebasert tilsyn med materiellet. 

DMP har utviklet et onlinekurs (som du finner nederst på siden) som beskriver bakgrunnen for opplæringsmateriell og hva MT-innehaver skal være oppmerksom på under utformingen av opplæringsmateriell. Det finnes også en sjekkliste som fungerer som resyme av onlinekurset og en ordliste som kan brukes under arbeidet med opplæringsmateriell.

Innen bruk og distribusjon sendes inn følgende:

• endelige norske PDF-versjoner av materiell med endelig layout (og evt. følgebrev)

• nyeste versjon av risikohåndteringsplan del V

  (for CP-preparater kan

  anneks IID av SmPC sendes som alternativ)

• mottakergrupper (MT-innehaver bestemmer mottakergrupper selv)

• hvordan materiell skal distribueres inklusiv tidsplan for distribusjon

Ved oppdatering av materiell sendes i tillegg:

• begrunnelse for oppdatering av materiell

Materiellet sendes til opplaeringsmateriell@dmp.no eller educationalmaterial@noma.no

Legemidler som allerede er markedsført, og får krav om opplæringsmateriell

For legemidler som allerede er markedsført, har MT-innehaver en frist på 30 dager på å sende inn opplæringsmateriell etter at kravet om opplæringsmateriell er godkjent.

Opplæringsmateriellet skal være skrevet på tydelig og forståelig norsk, og helst uten tunge og kompliserte setninger. Hvis språket er av dårlig kvalitet eller uforståelig vil firmaet bli bedt om å forbedre språket ved en vurdering/stikkprøvebasert tilsyn. Språklig korrektur av pasientmateriell prioriteres som utgangspunkt høyere enn materiell til helsepersonell.

Som tommelfingerregel skal det hverken stå mer eller mindre enn punktene som er beskrevet i RMP del V/Annex IID (punktliste for hva aRMM skal inneholde). All unødig tekst i opplæringsmateriell som ikke er beskrevet i RMP del V/annex IID bør generelt slettes siden hensikten med opplæringsmateriell er å beskrive utvalgte risikoer ved bruk av legemiddelet.

Eksempler på dette kan være virkningsmekanismer, sykdomslære osv. noen ganger beskrevet i opplæringsmateriell. Dette skal bare bli stående hvis det spesifikt er beskrevet i RMP/Annex IID.

Opplæringsmateriell skal ikke inneholde farger som er kommersielt relatert, dvs. farger som er relatert til markedsføring av produktet. Det er imidlertid lov å bruke firma sine farger i materiellet.

Firma har lov å bruke firmalogo ét sted på hvert dokument (eks. på enten for- eller bakside).

Opplæringsmateriellet skal ikke inneholder bilder eller illustrasjoner med mindre dette bidrar til økt forståelse av innholdet, f.eks. en bestemt prosedyre, ulike injeksjonssteder/teknikker for administrering eller lignende.

Fargebruk må ikke bidra til dårlig lesbarhet ved redusert kontrast.

DMP ønsker ikke at opplæringsmateriell inneholder plass/krav til signatur fra forskriver og/eller pasient med mindre dette er vedtatt av EMA/Kommisjonen. En slik signatur kan gi feilaktig inntrykk av at det følger med ekstra forpliktelser for pasient eller helsepersonell som signerer. Dette er ikke til hinder for at kontaktopplysninger til behandlende lege/klinikk og annet kan påføres pasientmaterialet når hensikten er å informere annet helsepersonell om kontaktopplysninger ved en krisesituasjon for pasienten.

Firma må ha en form for versjonsnummer på hver side av opplæringsmateriellet for å muliggjøre oversikten over ulike utgaver. Firma skal sette på dette, hvis det mangler. 

Det anbefales at firma legge ved et følgebrev som forklarer hensikten med, evt. endringene i opplæringsmateriellet hvis materiellet skal distribueres til mottaker og ikke kun publiseres på nett. Firma bør oppfordres til å merke følgebrevet med vår standardlogo for sikkerhetsinformasjon.

Følgebrevet skal dessuten alltid inneholde opplysninger om hvor opplæringsmateriellet kan finnes f.eks. på Felleskatalogen.no:

Se oppdatert preparatomtale (SPC) og opplæringsmateriell på www.felleskatalogen.no.

I følgebrev og opplæringsmateriell hvor det oppfordres til å melde bivirkninger kan følgende standardsetninger brukes:

Tekst til materiell til helsepersonell

• Helsepersonell bes melde nye, uventede og alvorlige mistenkte bivirkninger på elektronisk meldeskjema:

  www.dmp.no/meldeskjema

Tekst til materiell til pasienter

• Bivirkninger kan meldes på elektronisk skjema til DMP:

  www.dmp.no/pasientmelding

Det bør fremgå av opplæringsmateriell og følgebrev hvis det er aktuelt, hvor opplæringsmateriellet og preparatomtalen kan finnes på nettet. Følgende standardsetning kan brukes:

Se oppdatert preparatomtale (SPC) og opplæringsmateriell på www.felleskatalogen.no.

Opplæringsmateriell for legemidler som står oppført på felles europeisk overvåkingsliste skal inneholde svart trekant ét sted på alle dokumenter (unntak av pasientkort*) med forklarende tekst. Den svarte trekanten bør plasseres foran preparatnavnet (▼preparatnavn) i begynnelsen av opplæringsmateriellet, og ha samme høyde som bokstavene i preparatnavnet den står foran. På samme side bør det være en forklarende tekst til den svarte trekanten. Forklarende tekst til materiell til:

Helsepersonell:

• Dette legemiddelet er underlagt særlig overvåking for å oppdage ny sikkerhetsinformasjon så raskt som mulig. Helsepersonell oppfordres til å melde enhver mistenkt bivirkning på elektronisk meldeskjema:

  www.dmp.no/meldeskjema.

Pasienter:

• Dette legemiddelet er underlagt særlig overvåking for å oppdage ny sikkerhetsinformasjon så raskt som mulig. Du kan bidra ved å melde enhver mistenkt bivirkning, se

  www.dmp.no/pasientmelding

*EMA ønsker at svart trekant inklusiv forklarende tekst ikke er inkludert i pasientkort siden det ofte er sparsom med plass på pasientkort. Plassen skal derfor spares til å øke lesbarhet av annen informasjon på pasientkortet.

Opplæringsmateriell til apotek sendes på epost. Oversikt over epostadresser til apotekene fås fra Felleskatalogen. For å få utlevert listene sendes en epost til redaksjonen@felleskatalogen.no med emnefeltet "E-post apotek til utsendelse av opplæringsmateriell".

Eposten til apoteket bør inneholde teksten "Sikkerhetsinformasjon etter krav fra DMP" i emnefeltet. Opplæringsmateriellet legges ved eposten i pdf format.

Opplæringsmateriell skal ikke skal sendes til fastleger på papir. DMP formidler isteden informasjonen via varsler i pasientjournalen (EPJ).

Det varsles utelukkende om oppdatert materiell hvis oppdateringen er krevd av myndigheter. Det er derfor viktig at det tydelig fremgår i innsendelse til DMP om oppdateringen er krevd av myndighetene. Det må i tillegg tydelig fremgår at fastleger er mottakergruppe for materiellet.

Opplæringsmateriell til øvrige grupper av helsepersonell sendes per post.

MT-innehavere for ulike produkter med samme virkestoff og identiske vilkår oppfordres til å samarbeide om utarbeidelsen av opplæringsmateriellet. MT-innehaverne bør kun sende inn ett forslag til opplæringsmateriell til DMP. Vi anbefaler også at MT-innehaverne samarbeider om distribusjon av opplæringsmateriellet for å sikre at mottakerne på distribusjonslisten får samme felles materiell.